Pendahuluan

Login

Dashboard

Master Organization Mapping

• Klik New Organization

• Masukan organization id
• Masukan organization name
• Search/Pilih organization parent name
• Search/Pilih organization division name
• Search/Pilih organization level name
• Klik Save

Master Position Mapping

• Klik New Position

• Search/Pilih organization level
• Search/Pilih organization company
• Search/Pilih organization division
• Search/Pilih organization group dept
• Search/Pilih organization department
• Search/Pilih organization section
• Search/Pilih organization unit
• Klik Save

Master Work Location

• Klik New Work Location

• Masukan work location code
• Masukan work location name
• Masukan work location type
• Masukan work location group
• Klik Save

Master User

• Klik New User

• Search employee name
• Search position title
• Pilih role
• Search organization unit
• Klik Save

Master Egibility Criteria

• Klik New Egibility Criteria

• Masukan criteria ID
• Masukan criteria name
• Masukan requirement
• Klik Save

Master Competency

MPP

• Approver
• Reviewer
• Requestor

Create MPP Request

• Klik MPP Request dari Menu MPP
• Klik Request
• Pada left side menu, klik Requestor, menampilkan informasi requester
• Klik MPP (Left Side Menu), akan menampilkan form MPP
• Klik pada masing-masing tab MPP by Position
• Masukan value pada Semester 1 dan Semester 2

R :Recuitment
MI :Mutasi IN
MO :Mutasi Out
PI :Promotion IN
PO :Promotion Out

• Klik Save, untuk menyimpan data sementara, jika belum yakin dan bisa melakukan editing
• Atau Klik Save & Submit, untuk melanjutkan proses berikutnya
• Klik Promotion / Mutation (Left Side Menu), jika akan dilakukan promosi ataupun mutasi, sesuai dengan MPP request yang sudah diSubmit
• Klik Button
• Search data karyawan yang akan di promosi / mutasi pada Employee Name
• Search Posisi yang diinginkan pada Position Title To Be, dan pilih Position Level To Be
• Search lokasi, pilih salah satu pada Work Location To Be
• Pastikan seluruh data sudah diisi dengan benar
• Jika karyawan yang akan di plan promosi/mutasi lebih dari satu, silahkan lakukan pengulangan mulai dari step 5 sampai step 6


• Pada pojok kanan atas ,klik Save , untuk menyimpan data sementara, atau Klik Save & Submit, untuk proses approval selanjutnya
• Klik Summary (Left Side Menu), berisi informasi dari MPP yang sudah diinput
• MPP yang sudah di Submit bisa dilihat pada Dashboard atau List MPP

Create MPP Request For

• Klik MPP Request For dari Menu MPP
• Klik Button Request For
• Tools Requestor, menampilkan informasi requester
• Klik MPP, MPP yang dibuat minimal 1 level dibawah dari Level User yang membuat
• Pilih MPP Level
• Pilih Division (jika ada)
• Pilih Group Deapartment (jika ada)
• Pilih Department
• Pilih Section (jika ada – Branch)
• Klik generate MPP Positions,
• Silahkan input sesuai Langkah 4 sampai 9 seperti pada CREATE MPP REQUEST

Approver Reviewer

• Klik Menu MPP Approval
• Klik Button Search untuk filter pencarian, klik filter yang akan ditampilkan, kemudian Show

Action
Detail : Informasi detail MPP yang direquest
Approve :Melihat detail dan proses review

• Scroll down page hingga end of Page , dan klik Review, untuk masuk ke proses selanjutnya

Approver Process

• Klik MPP Approval pada Menu MPP
• Klik icon Approve, masuk ke halaman approval dan terdapat 3 tab

Request detail : melihat detail request dan melakukan admit
History status : melihat history status dari request
History Approval: melihat approval status dan coment pada approval

• Scroll down page hingga end of Page pada tab Request Detail, akan terlihat Textarea Comment dan Decision Approval

Action
Reject : pengajuan MPP ditolak, dan proses approval terhenti
Return : approval terhenti, namun mengembalikan pengajuan untuk bisa resubmit
Approve : proses approval lanjut ke Step berikutnya

Approver Admit

• Klik MPP approval pada menu MPP

Action
Detail : Informasi detail MPP yang direquest
Approve :Melihat detail dan proses Admit

• Klik icon Approve, masuk ke halaman approval dan terdapat 3 tab

Request detail : melihat detail request dan melakukan admit
History status : melihat history status dari request
History Approval: melihat approval status dan coment pada approval

• Pada tab request detail Scroll down page hingga end of Page akan muncul button admit
• Klik admit jika sudah full approval

Evaluation Request

• Klik Evalution Request dari Menu Evaluation
• Klik Button Request
• Akan muncul menu Sidebar
• Requestor, menampilkan informasi requester
• Klik Employee Information , Pilih Employee Status, kemudian pilih Employee Type dari karyawan yang akan dievaluasi.
• Pada kolom Employee Name silahkan search nama karyawan, pilih, akan muncul informasi karyawan tersebut



• Employment Detail,
- klik Employee Start Date


• ,Last Performance Appraisal Result
- Pilih Year, jika karyawan sudah bergabung tahun sebelumnya
- Input Score
- Pilih Grade

• Klik Key Performance Indicator pada menu sidebar, muncul form KPI
• Klik button pada, key performance indicator list


• Jika akan menambahkan listnya klik button
• Klik Core Competency pada menu sidebar, akan muncul core competency yang akan dinilai


• Pada Core Competency terdapat nilai-nilai yang harus diinput yakni
- Customer Obssed
- Agile
- Innovative

• Pada kolom Score , Klik kolom angka 0, akan muncul list yang akan dinilai, pilih salah satu nilai yang akan diinput dengan cari klik button


• Ulangi Langkah diatas hingga Core Competency sudah memiliki score semua
• Klik Technical Competency pada menu SideBar.
• Untuk kategori Technical Competency ada dua yakni:
- Operational
- General



• Pada kolom Score , Klik kolom angka 0, akan muncul list yang akan dinilai, pilih salah satu nilai yang akan diinput dengan cari klik button
• Ulangi Langkah diatas hingga Technical Competency sudah memiliki score semua
• Klik Disciplinary Action pada menu SideBar


• Klik button pada Discipilinary Action History
• Pilih Type, sesuai kondisi

- Tidak ada, jika tidak ada pelanggaran yang dilakukan
- Surat Teguran dan Surat Peringatan, silahkan input Periode dan Status

• Klik Summary, muncul summary atas form evaluasi yang sudah diinput sebelumnya.


• Klik Recommendation untuk input keputusan dari evaluasi karyawan

Start Date dan End Date akan mengikuti periode yang dipilih, dihitung dari Employee End Date
Contoh :
Employee End Date = 05 Agustus 2023, jika periode perpanjang 12 Month maka,
Start Date = Employee End Date + 1
End Date = Employee End Date + Contract Periode

• Pada pojok kanan atas, Klik Save (masih draft) atau klik Save & Submit untuk langsung kirim ke approver.

Evaluation Approver Process

Approval for Review

• Klik Evaluation Approval dari Menu Evaluation
• Klik Button melihat detail request


• Terdapat 3 tab pada halaman detail yakni
- Request Detail : melihat detail pengajuan evaluasi
- History Status : melihat sudah sejauh mana status dari pengajuan evaluasi
- History Approval

• Klik button
• Pada form HRIS Validation silahkan input sesuai kebutuhan


• Pilih decision

Back : kembali kehalaman awal/list
Reject : membatalkan permintan evaluasi
Return : mengembalikan permintaan evaluasi ke requestor
Approve : setuju atas permintaan evaluasi tersebut

• Klik Approve, kemudian confirm

Approval for Admitter

• Untuk melakukan approval bisa mengikuti langkah pada Approver for Review yakni klik Evaluation Approval dari Menu Evaluation.
• Untuk monitoring list request evaluasi klik Evaluasi Monitoring Detail Request pada Menu Evaluation. Akan muncul list request evaluasi.

Action :
: untuk melihat detail request evaluasi
: untuk membatalkan request yang sudah diajukan
Contoh Cancel

• Klik Button akan muncul popup konfirmasi


• Isi comment, jika diperlukan
• Klik confirm
• Status atas request evaluasi akan berubah menjadi cancalled
• Untuk reAsgign evaluasi klik Evaluasi Monitoring Detail Approval Request pada Menu Evaluation. Akan muncul list request evaluasi.

Action :
: untuk melihat detail request evaluasi
: untuk re assign approval yang sudah berjalan
Contoh Re-Asign

• Klik Button akan muncul popup reasign


• Masukan approver pengganti yang akan di reassign "Approver To Be"
• Klik Save

Promotion Request

• Klik Promotion Request dari Menu PMK
• Klik Button Promotion Request, muncul menu sidebar
• Requestor, menampilkan informasi requester
• Klik Employee Information pada menu sidebar, akan muncul form promosi
• Klik Employee name dan ketik/pilih nama karyawan yang akan dipromosi, kemudian enter


• Pilih martial status
• Input children (jika ada)
• Pada Organization Information, pilih Request Type


• Pilih/ search Position Title To Be
• Pilih/ Search Position Level To Be
• Pilih/ Search Work Location To Be
• Klik Save


• Klik Other pada menu sidebar
• Klik Button pada Last Performance Appraisal Result
• Pilih Year, Input Score , dan pilih Grade


• Klik Button pada Disciplinary action
• Pilih type kemudian masukan periode (jika ada)
• Klik Button pada Proposed Effectived Date
• Klik effective date, pilih tanggal
• klik/centang request salary adjustment (sesuai kebutuhan)
• Input comment
• Klik Save (masih draft) atau klik Save & Submit untuk langsung kirim ke approver jika sudah yakin

Back

Mutasion Request

• Klik Mutation Request dari Menu PMK
• Klik Button Mutation Request , muncul menu sidebar
• Requestor, menampilkan informasi requester
• Klik Employee Information pada menu sidebar, akan muncul form mutasi
• Klik Employee name dan ketik/pilih nama karyawan yang akan dimutasi, kemudian enter


• Pilih martial status
• Input children (jika ada)
• Pada Organization Information, pilih Request Type


• Pilih/ search Position Title To Be
• Pilih/ Search Position Level To Be
• Pilih/ Search Work Location To Be
• Klik Save


• Klik Other pada menu sidebar
• Klik Button pada Last Performance Appraisal Result
• Pilih Year, Input Score , dan pilih Grade


• Klik Button pada Disciplinary action
• Pilih type kemudian masukan periode (jika ada)
• Klik Button pada Proposed Effectived Date
• Klik effective date, pilih tanggal
• klik/centang request salary adjustment (sesuai kebutuhan)
• Input comment
• Klik Save (masih draft) atau klik Save & Submit untuk langsung kirim ke approver jika sudah yakin

Back

PMK Approval

• Klik PMK Approval dari Menu PMK

Action
Detail : melihat detail request
Approve :Melihat detail dan proses approve

• Klik button
• Pada form HRIS Validation silahkan input sesuai kebutuhan


• Pilih/ search Position Title To Be
• Pilih/ Search Position Level To Be
• Pilih/search Assement Result
• Input Transaction Number
• Klik kolom kosong pada career transation promotion dan salary adjustment sesuai kebutuhan.
• Isi comment
• Pilih decision

Back : kembali kehalaman awal/list
Reject : membatalkan permintan promosi
Return : mengembalikan permintaan promosi ke requestor
Approve : setuju atas permintaan promosi tersebut


• Klik Save (masih draft) atau klik Save & Submit untuk langsung kirim ke approver jika sudah yakin

Back

Resignation

• Requestor
• Approver
• Admitter

Submit Resign

• Klik Submit Resign dari Menu Resignation
• Klik button Submit

• Akan muncul menu sidebar
• Requestor, menampilkan informasi requestor
• Klik Employee Information, akan menampilkan form yang sudah ada informasi employee
• Pilih Reason Resign

• Masukan Resign Remarks
• Masukan Alamat untuk pengiriman Reference Letter Delivery Address for Employment Reference Letter
• Upload surat resign yang sudah disiapkan

• Klik Save jika masih belum yakin untuk langsung diajukan (draft)
• Klik Save & Submit, jika data sudah benar, dan akan mengirimkan email ke approval terkait

Back

Submit Resign For

• Klik Submit Resign For dari Menu Resignation
• Klik button Submit For
• Akan muncul menu sidebar
• Requestor, menampilkan informasi requestor
• Klik Employee Information, silahkan lengkapi form
• Pilih Employment Status
• Pilih Employment Type
• Search Employee Name, ENTER, akan muncul informasi employee yang dipilih

• Masukan Resign Remarks
• Masukan Alamat untuk pengiriman Reference Letter Delivery Address for Employment Reference Letter
• Upload surat resign yang sudah disiapkan

• Klik Save jika masih belum yakin untuk langsung diajukan (draft)
• Klik Save & Submit, jika data sudah benar, dan akan mengirimkan email ke approval terkait

Back

Resign Approval

• Klik Resign Approval dari Menu Resignation
• Akan muncul list resign yang sudah disubmit
• Pilih yang akan diproses dengan cara klik button centang pada kolom action

• Pada halaman approval terdapat 3 tab, Submit Detail, History Status, History Approval

• Scroll down page hingga end of Page pada tab Submit Detail, akan terlihat Textarea Comment dan Decision Approval
Action :
Reject ==> pengajuan Resign ditolak, dan proses approval terhenti
Approve ==> proses approval lanjut ke Step berikutnya
Back

Recruitment

• Manpower Request General
• Manpower Request Technician
• Manpower Request Sales Consultant

Manpower Request General

• Klik Manpower Request General dari Menu Recruitment
• Klik button General Request
• Akan muncul menu sidebar
• Requestor, menampilkan informasi requestor
• Klik Organization Information, akan menampilkan form yang sudah ada informasi organisasi
• Ketik nama posisi yang akan diajukan,tinggal pilih

• Pilih Work Location
• Lengkapi Employement Details
Request type sudah disesuaikan dengan MPP yang sudah disetujui sebelumnya, dan akan terlihat pada Available Headcount
Mass Hiring : Jika akan membuat Pengajuan Tenaga Kerja lebih dari 1 pengajuan untuk satu posisi, maka akan terbentuk form pengajuan sesuai yang direquest.

• Klik Job Recruitment pada menu sidebar
• Lengkapi form Job Recruitment sesuai kebutuhan

• Klik Overview pada menu sidebar
• Upload Stuktur Organisasi terbaru
• Silahkan dicek untuk Job Deskripsian, jika Job Deskripsian belum ada bisa hubungi tim HCD
• Klik Save jika masih belum yakin untuk langsung diajukan (draft)
• Klik Save & Submit, jika data sudah benar, dan akan mengirimkan email ke approval terkait

• Untuk melihat status pengajuan, bisa pada Dashboard dengan klik View pada kolom Action

Back

Manpower Request Technician

• Klik Manpower Request Technician dari Menu Recruitment
• Klik button Technician Request
• Akan muncul menu sidebar
• Requestor, menampilkan informasi requestor
• Klik Organization Information, akan menampilkan form yang sudah ada informasi organisasi
• Untuk form ini, maka Position Title yang muncul adalah khusus teknisi baik mitra ataupun bukan
• Pilih posisi teknisi yang akan diajukan

• Pilih Work Location
• Lengkapi Employement Details
• Jika ingin pengajuan lebih dari satu teknisi pilih YES pada Mass Hiring
• Total Headcount Mass Hiring adalah total pengajuan, *misalnya kita akan mengajuakan 4 sekaligus, maka di kolom ini isi 4
Akan terbentuk total 4 pengajuan

• Klik Job Recruitment pada menu sidebar
• Lengkapi form Job Recruitment sesuai kebutuhan
• Pada Skills dan Other sudah ada data default, namun masih bisa ditambahkan sesuai kebutuhan

• Klik Overview pada menu sidebar
• Upload Stuktur Organisasi terbaru
• Silahkan dicek untuk Job Deskripsian
• Klik Save jika masih belum yakin untuk langsung diajukan (draft)
• Klik Save & Submit, jika data sudah benar, dan akan mengirimkan email ke approval terkait

• Untuk melihat status pengajuan, bisa pada Dashboard dengan klik View pada kolom Action

Back

Manpower Request Sales Consultant

• Klik Manpower Request Sales Consultant dari Menu Recruitment
• Klik button Sales Consultant Request
• Akan muncul menu sidebar
• Requestor, menampilkan informasi requestor
• Klik Organization Information, akan menampilkan form yang sudah ada informasi organisasi
• Untuk form ini, maka Position Title yang muncul adalah khusus Sales Consultant
• Pilih posisi Sales Consultan yang akan diajukan

• Pilih Work Location
• Klik Job Recruitment pada menu sidebar
• Lengkapi form Job Recruitment sesuai kebutuhan
• Pada Skills sudah ada data default, namun masih bisa ditambahkan sesuai kebutuhan

• Klik Overview pada menu sidebar
• Upload Stuktur Organisasi terbaru
• Silahkan dicek untuk Job Deskripsian
• Klik Sales Information pada menu sidebar
• Form ini untuk melangkapi Store mana yang membutuhkan SC, tinggal pilih nama storenya
• Search/ketik nama store pada kolom Store Name
• Pencarian lebih mudah bisa menggunakan kode dealer/toko

• * Jika Store/Toko yang dimaksud tidak ada pada pencarian bisa hubungin tim 'Retail & marketing'
• Lengkapi Tipe SC dan Booth type
• Lengkapi data pada bagian Employement Details Store
• Jika request type nya ada replacement , maka kolom replace fornya akan terbuka, dan pilih nama SC yang akan digantikan, jika tidak ada bisa diinput manual namanya

• Lengkapi data Sell IN 3 bulan terakhir atas Store yang dipilih pada bagian Sell IN Information

• Klik Visual Merchandise Information pada menu sidebar
• Lengkapi form Visual Merchandise Information sesuai kebutuhan
• Untuk data Product Display, silahkan download tamplatenya, dan kemudian import file yang sudah diisi, tanpa mengubah format pada file tersebut
• Sebelum diimport kembali, pastikan tidak ada data yang bolong pada kolomnya, misalnya Product Name diisi, tapi price tidak ada
• Klik Import Data Display, kemudian ikuti langkah importnya, hingga Confirm


• Lengkapi data photo toko dan display product pada Product Display Photo
• Pada setiap photo, dapat diupload maksimal 5 photo dengan ukuran masing-masing photo maksimal 2 MB, dengan klik button

• Sales Analysis pada menu sidebar terlihat rangkuman dari data yang sudah diinput sebelumnya
• Klik Save jika masih belum yakin untuk langsung diajukan (draft)
• Klik Save & Submit, jika data sudah benar, dan akan mengirimkan email ke approval terkait

• Untuk melihat status pengajuan, bisa pada Dashboard dengan klik View pada kolom Action

Back